Dárky jsou zážitky > Firemní zážitky > Proč pořádat firemní akce?

Proč pořádat firemní akce?

Firemní akce jakéhokoli druhu je již tradičním nástrojem pro budování vztahů s klienty či mezi zaměstnanci. Dobře postavený a zorganizovaný event odvede v tomhle ohledu mnoho práce.

Umožníte zaměstnancům poznat své kolegy v jiném prostředí bez pracovního napětí a stresu, u klientů často navážete vztah i neformální rovině. Všechny tyto události se pozitivně projeví na atmosféře ve firmě i v získávání dalších obchodních příležitostí.

Svým zaměstnancům tímto dáváte také najevo, že si jich vážíte a umíte jim nabídnout i nadstandarní motivaci. Klientům zase ukážete, že jste fajn firma, se kterou je dělat obchod nejen výhodné ale i příjemné a zábavné.

Proč dělat eventy s agenturou?

Aby vše výše zmíněné fungovalo a dostavil se kýžený efekt musí být akce nejen dopředu dobře promyšlena, ale i do nejmenších detailů naplánována a bez chyby realizována. Při její přípravě je třeba myslet na desítky věcí, které jsou zdánlivě nedůležité, ale při jejich podcenění se mohou zle vymstít a pokazit dojem z celé akce nebo v nejhorším případě akci jako takovou. Profesionální agentury a jejich pracovníci o všech těchto nástrahách vědí a dokáží jim předcházet či je maximálně eliminovat.

Příprava akce je časově velice náročná. Agentura má připravené databáze lokalit, programů, umělců a je schopna vám vše připravit na klíč. Na vás jsou pak již pouze konzultace s agenturou nad jejími návrhy a nabídkami a jejich usměrňování či schvalování. Argument „proč platit agentuře honorář" je vyvrácený již právě touto časovou úsporou odpovědného pracovníka.

Jeden nebo 20 dodavatelů:

Spolupráce s agenturou má mnoho dalších nesporných výhod. Jednou z hlavních je, že při přípravě akce komunikujete pouze s jednou osobou - jedním dodavatelem - agenturou. Pokud byste měřili čas, který strávíte nad vyhledáváním vhodných dodavatelů na vaši akci (a bývá jich již u středně velkých akcí běžně 10 a více), zjistíte, že přesunutím celé této agendy a odpovědnosti na agenturu ušetříte mnoho času a tedy i nemalé prostředky.

Navíc agentura má většinou v mnoha oblastech dlouhodobě využívané a prověřené dodavatele u kterých má díky časté spolupráci dojednané i výhodnější cenové podmínky, čímž vám ušetří další náklady.

Jen uvažte, pokud byste například měli za úkol zajistit dodavatele Zorbingu na Vaši akci. Máte v podstatě 2 možnosti: Pustili byste se sami do hledání na webu, kde je již nepřeberný počet provozovatelů této atrakce a systémem pokus-omyl zjišťovali, který je opravdu seriozní a dokáže dostát všem závazkům a má zkušenosti s firemními akcemi, které přeci jen vyžadují trochu jiný přístup a zajištění než „kutálení" zákazníků - jednotlivců. Vybrali byste toho, který na vás v daném okamžiku působí nejlépe, ale stejně budete až do samotné akce „jak na trní" zda vše dopadne jak má. Druhá možnost je zadat toto agentuře, která dobře zná poskytovatele služeb v dané oblasti a dokáže vám vybrat toho nejlepšího, o kterém ví, že splňuje veškeré požadované parametry.

Cena

Slušná a solidní agentura si za kompletní přípravu a realizaci akce nenaúčtuje více než 20 % z celkových externích nákladů akce, které byste hradili tak jako tak. Cena by měla zahrnovat nejen kompletní přípravu akce včetně veškeré subdodavatelské agendy, ale i řízení akce v jejím průběhu, což zase vám umožní věnovat se během akce důležitějším povinnostem jako je komunikace s klienty či kolegy. Pokud si spočítáte úsporu času, který získáte najmutím agentury, přesun odpovědnosti na ni a výhodnější dodavatelské ceny, zjistíte, že oslovit při přípravě akce profesionály se prostě a jednoduše vyplatí.